Izboljšanje interne komunikacije in porabe virov z zapiranjem identificiranih vrzeli v procesih

Stranki, ki pokriva globalno mrežo prodaje znotraj farmacevtske industrije, smo identificirali vrzeli v komercialnih procesih in pripravili ukrepe za izboljšave, katerih posledica je bila izboljšana komunikacija in manjša poraba virov

Izziv

Naša stranka je bila mednarodno farmacevtsko podjetje, ki komercialno deluje na področju centralne in vzhodne Evrope ter Evraziji.

Zaradi kompleksnosti izvajanja vsakdanjih procesov, v katere so vključeni številni deležniki, je stranka identificirala primere neoptimalne komunikacije, dvojnega nadzora in prekrivanja aktivnosti.

Naš izziv je bil izboljšati komercialne procese in aktivnosti v organizaciji, pri čimer smo morali vključiti in uskladiti različne oddelke in zaposlene na izvršni in operativni ravni. 

Z analizo procesov, ki je vključevala vse ključne deležnike v podjetju, smo identificirali kritične vrzeli in razvili ukrepe za izboljšanje komunikacije in izvajanja procesov. 

Pristop

  • Analiza obstoječe organizacije in vpletenih oddelkov izven podjetja

Da bi razumeli ključne deležnike in organizacijsko strukturo, smo popisali organizacijo in identificirali ključne deležnike. Ti deležniki so bili ključni, saj so imeli jasno razumevanje vseh obstoječih vrzeli, vendar z omejenim med-oddelčnim pogledom.

  • Popis vseh relevantnih procesov in njihova uporaba na ključnih organizacijskih enotah

Popisali smo več kot 10 procesnih področij in skoraj 100 procesov, ki pokrivajo prodajne aktivnosti. Po popisu smo pripravili kratko listo vseh najbolj ključnih procesov in definirani skupni proces, da bi se ubrali pristop, ki temelji na prioritetah.

  • Opredelili smo ključne deležnike in opravili intervijuje

V analizo smo vključili več kot 100 deležnikov in opravili vrsto intervjujev z namenom identifikacije ključnih vrzeli v procesih.

  • Identifikacija ključnih vrzeli upoštevajoč medoddelčni pogled

Za zagotovitev E2E pogleda na izvedbo procesov v organizaciji in njenih podružnicah smo identificirali ključne izzive, ki se pojavljajo znotraj relevantnih in pregledanih procesov. Zelo pomembno je, da so imeli vsi vpleteni deležniki skupen pogled in razumevanje identificiranih vrzeli. 

  • Priprava priporočil za zapiranje ključnih vrzeli

Glavni cilj je bil, da se zapre čim več vrzeli s čimbolj širokim konsenzom v podjetju. Da bi to dosegli, smo pripravili delavnice z našimi priporočili, ki smo jih uskladili z vsemi posebnostmi in specifikami deležnikov z namenom da so priporočila v celoti izvedljiva v praksi. 

  • Odobritev priporočil na izvršni in operativni ravni

Ko so bila izdelana priporočila potrjena na operativni ravni smo pripravili tudi predlog za potrditev na izvršni ravni. 

Rezultat

Vsi “splošno znani” izzivi so postali merljivi, definirani in razumljeni znotraj celotne organizacije. S strukturiranim pogledom na to kako se “ne optimalni” procesi izvajajo in dejstvom, da je obstajalo pomanjkanje komunikacije v vsakdanjem poslovanju, smo pripravili seznam priporočil z namenom, da bi zaprli čim več vrzeli v procesih. Rezultat tega je bila izboljšana izvedba procesov od začetka do konca (E2E) med oddelki znotraj prodajne organizacije. 

Sorodni primeri